Ein Ratgeber für Eigentümergemeinschaften, die mitreden und mitgestalten wollen
Die Verwaltung einer Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) ist keine Nebensache: Es geht um langfristige Werte, hohe Kosten und das Miteinander vieler Menschen. Wer soll all das begleiten, kontrollieren und vermitteln? Neben dem bestellten Verwalter sieht das Wohnungseigentumsgesetz (WEG) ein zusätzliches Gremium vor: den Verwaltungsbeirat. Doch viele Eigentümer wissen nicht genau, was dieser eigentlich tut – oder tun sollte.
1. Rechtliche Grundlagen: Was ist ein Verwaltungsbeirat laut WEG?
Der Verwaltungsbeirat ist ein Organ der WEG, das durch Beschluss der Eigentümerversammlung eingesetzt werden kann (§ 29 WEG). Eine gesetzliche Verpflichtung zur Bestellung besteht nicht – dennoch ist der Beirat in der Praxis weit verbreitet und in vielen Gemeinschaftsordnungen sogar verbindlich vorgesehen.
Er besteht in der Regel aus drei Personen: dem Vorsitzenden und zwei Beisitzern. Sie werden durch einfachen Mehrheitsbeschluss gewählt. Die Amtszeit wird meist durch Beschluss oder Gemeinschaftsordnung geregelt, häufig für zwei oder drei Jahre. Eine Wiederwahl ist möglich.
Wichtig: Der Beirat handelt ehrenamtlich, vertritt die WEG jedoch nicht nach außen. Diese Aufgabe obliegt weiterhin ausschließlich dem Verwalter (§ 9b Abs. 1 WEG).
2. Welche Aufgaben übernimmt der Verwaltungsbeirat?
Das Gesetz beschreibt den Beirat als Unterstützungs- und Kontrollorgan der Verwaltung. Seine Kernaufgaben sind:
- Prüfung der Jahresabrechnung: Der Beirat kontrolliert die Abrechnung und erstellt eine schriftliche Stellungnahme, die der Einladung zur Eigentümerversammlung beizufügen ist (§ 29 Abs. 3 WEG).
- Vorbereitung von Eigentümerversammlungen: In der Praxis wirkt der Beirat oft bei der Themenauswahl und Tagesordnung mit.
- Beratung des Verwalters: Etwa bei der Angebotseinholung für Instandhaltungen, der Prüfung technischer Lösungen oder zur Einschätzung der Eigentümermeinung.
- Vermittlungsrolle: Bei Konflikten unter Eigentümern kann der Beirat moderierend auftreten.
- Kontrolle und Transparenz: Der Beirat kann Einsicht in Verwaltungsunterlagen nehmen und prüft auf Wunsch bestimmte Abläufe oder Entscheidungen.
Diese Aufgaben sind nicht abschließend, sondern können durch Beschlüsse oder Gemeinschaftsordnung erweitert werden – etwa auf die Mitwirkung bei Ausschreibungen oder Mitzeichnung von Zahlungsfreigaben.
3. Welche rechtlichen Rahmenbedingungen gelten?
Der Beirat übernimmt eine bedeutende, aber auch sensible Rolle. Dabei gelten folgende rechtliche Aspekte:
- Keine Vertretungsmacht nach außen: Der Beirat kann keine rechtsverbindlichen Erklärungen für die WEG abgeben – das bleibt dem Verwalter vorbehalten.
- Haftungsfragen: Obwohl der Beirat ehrenamtlich tätig ist, besteht grundsätzlich eine Haftung für grobe Fahrlässigkeit. Eine Entlastung durch Beschluss oder eine Ehrenamts-Haftpflichtversicherung kann sinnvoll sein.
- Kosten und Aufwand: Beiräte haben Anspruch auf Aufwandsersatz (§ 670 BGB). Eine pauschale oder konkrete Vergütung ist möglich, bedarf aber eines gültigen Beschlusses.
4. Warum ist ein aktiver Beirat ein Gewinn für jede WEG?
Ein engagierter Beirat bringt der Eigentümergemeinschaft zahlreiche Vorteile – sowohl im operativen Alltag als auch strategisch:
- Verkürzte Entscheidungswege: Viele Sachverhalte können vorab geklärt oder strukturiert vorbereitet werden.
- Vertrauensbildend: Eigentümer fühlen sich besser vertreten und eingebunden, wenn sie sehen, dass Mitglieder aus ihrer Mitte mitarbeiten.
- Kostensparend: Durch Kontrolle und Mitwirkung lassen sich unnötige Ausgaben vermeiden, Angebote schneller vergleichen und Transparenz erhöhen.
- Praxisnähe: Der Beirat kennt die Immobilie oft besser als externe Dienstleister und erkennt frühzeitig Probleme oder Entwicklungen.
Gerade in größeren Gemeinschaften oder bei bevorstehenden Sanierungen (z. B. nach GEG oder Heizkostenverordnung) ist ein Beirat eine wichtige Instanz zwischen Professionalität und Eigentümernähe.
5. Voraussetzungen und Auswahl: Wer sollte Beirat werden?
Der Beirat braucht keine formale Qualifikation – wohl aber persönliche Eignung. Gute Beiräte zeichnen sich aus durch:
- Verständnis für Zahlen, Technik oder Organisation
- Sachlichkeit und Kommunikationsfähigkeit
- Teamfähigkeit und Konfliktlösungskompetenz
- Zeitliche Verfügbarkeit
- Keine Eigeninteressen (z. B. durch gewerbliche Verflechtungen)
Die Gemeinschaft sollte bei der Wahl auf eine möglichst komplementäre Zusammensetzung achten: Ein Mix aus technischem Verständnis, rechtlichem Grundwissen und sozialer Kompetenz ist ideal, aber nicht zwingend.
6. Wie wird ein Beirat handlungsfähig und erfolgreich?
Ein Beirat sollte nicht „ins kalte Wasser“ geworfen werden. Damit das Gremium seine Funktion gut erfüllen kann, sind folgende Maßnahmen sinnvoll:
- Einweisung durch den Verwalter in die Struktur der Unterlagen, Prozesse und laufenden Themen
- Regelmäßige Treffen zwischen Beirat und Verwaltung (z. B. quartalsweise)
- Zugriff auf Ihr Kundenportal für Unterlagen und Protokolle
- Teilnahme an Beiratsschulungen, z. B. durch Verbände wie VDIV oder BVI
- Eigene Aufgabenverteilung im Beirat (Sprecherrolle, Themenschwerpunkte)
7. Was passiert bei Rücktritt, Abwahl oder Streitigkeiten?
Ein Beirat kann jederzeit durch einfachen Beschluss abberufen werden – auch ohne wichtigen Grund. Bei Rücktritt oder Wegzug endet das Amt automatisch. Ersatzbeiräte können mitgewählt oder nachgewählt werden.
Fazit: Der Verwaltungsbeirat als Chance für mehr Transparenz und Mitgestaltung
Der Verwaltungsbeirat ist kein Ersatz für die Verwaltung, aber eine sinnvolle Ergänzung.
Ein funktionierender Beirat ist eine wertvolle Bereicherung für Ihre GdWE – der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer.
Gerade in Zeiten steigender Anforderungen – von energetischer Sanierung bis rechtlicher Komplexität – brauchen Eigentümer Orientierung.